Las soluciones de Gestión Documental a través de la compartición del conocimiento y de una mayor colaboración permiten impulsar la productividad de las organizaciones:

• Archivo: la gestión documental como repositorio en el que almacenar de manera ordenada documentos, procedimientos, y herramientas para acceder posteriormente a dichos documentos, con todos los controles de acceso necesarios
• Mejora de procesos: la gestión documental como herramienta de ayuda al trabajo de las personas involucradas en procesos que se desarrollan en torno a documentos
• Gestión del conocimiento: la gestión documental como soporte al conocimiento explícito contenido en documentos y como herramienta para crear, compartir, difundir, utilizar, dicho conocimiento corporativo.
• Colaboración: la gestión documental como herramienta de colaboración, utilizando los canales de comunicación (intranet, Internet, correo electrónico, fax, mensajería, etc), con todas las garantías de seguridad en procedimientos en los que varias personas han de compartir información y colaborar para la elaboración de nuevos documentos

Estos aspectos deben estar presentes en la definición de cualquier proyecto de implantación de Sistemas de Gestión Documental Corporativos.

• En SIVSA proponemos Alfresco para la mejora de las aplicaciones de administración de documentos y archivos basadas en la Web brindando a grupos de trabajo y organizaciones un ambiente seguro para capturar, administrar y compartir información.
• Fácil de usar y de administrar, Alfresco mejora considerablemente la productividad y reduce el tiempo y coste de gestión y administración de documentos e información crucial.
• Altamente escalable y versátil, Alfresco puede usarse como un depósito seguro para documentos y archivos, como un sólido sistema de administración de contenidos, como un portal y/o como una aplicación de administración de un proyecto en colaboración.
• Todo esto, bajo una plataforma de software libre, desarrollado con los mejores estándares del mercado.
• No está limitado por cantidad de usuarios o de documentos. La única limitación será la que imponga la capacidad del hardware donde se ejecuten las aplicaciones.
• Facilidad de despliegue.
• Fácil de usar en un ambiente Web.
• Recuperación más rápida y constante de la información.
• Encontrar rápidamente los documentos o imágenes digitalizados.
• Mantiene cualquier clase de archivos en sus formatos nativos.
• Use cualquier navegador de Web en cualquier plataforma incluyendo PC, Mac y Unix.
• Flujos de trabajo (Workflow) y enrutamiento de documentos: creación de flujos de trabajo simples de contenido sin la intervención del administrador ni conocimientos amplios de programación.